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Shopify 发票基础知识：如何像专业人士一样创建和自定义发票
在充满活力的在线业务世界中，掌握财务状况是成功的基石，而 Shopify 发票是这一过程中的强大工具。这些发票的作用不仅仅是跟踪付款 - 它们为每笔交易提供精致、透明和专业的服务，确保您的业务顺利运行并赢得客户的信任。
在本文中，我们将解释 Shopify 发票是什么、发票与收据有何不同以及发票对电子商务的重要性。您还将学习如何自定义和管理发票，以及如何创建专业、无错误的文档。最后，您将准备好使用 Shopify 的发票功能来改善您的业务运营。
什么是 Shopify 发票？
Shopify 发票的定义
Shopify 发票是一份重要文件，详细记录了您的企业与客户之间的每笔交易。它包括有关销售的所有关键信息，例如购买的商品、数量、单个价格、税费以及任何适用的折扣。此发票作为官方记录，确认客户同意支付的总金额。
Shopify 发票的示例。
出现地点和时间
发票在客户的购买过程中起着至关重要的作用，特别是在结账时和下订单后。它的工作原理如下：
客户完成购买后，他们会被引导至订单状态页面，在该页面他们可以查看订单详细信息，包括可能适用的任何付款条款。
对于标记为“待付款”的订单，您可以向客户发送发票，其中包含结帐页面的链接。这样他们就可以输入账单详细信息并完成付款流程。
在 B2B 交易中，如果设置了特定的付款条件，客户可以在结账过程中轻松查看他们的付款条件和到期日，确保透明度和顺畅的付款处理。
发票和收据之间的差异
虽然发票和收据经常被错误地互换使用，但它们在电子商务领域有不同的用途。
- 发票：这些是在客户付款前发送的。发票是正式的付款请求。它包括重要详细信息，例如欠款总额、购买的商品、价格、税金、折扣以及付款到期日。发票可帮助企业管理现金流并设定明确的付款预期。
- 收据：收据在客户付款后提供。收据可作为交易证明，并总结购买了什么以及付款方式。收据对于保存记录很重要，通常用于退货或换货。
简而言之，发票要求在销售完成前付款，而收据则确认已付款。了解这两种文件之间的区别是有效管理企业财务的关键。
发票对电子商务企业的重要性
Shopify 发票对于电子商务业务的无缝运营不可或缺，主要原因如下：
- 专业性：精心设计的发票可提升您商店的专业形象。它表明您致力于认真管理业务，这可以提高客户的信任度和忠诚度。
- 法律合规性：发票是官方销售记录，对于税务和审计至关重要。许多国家/地区都有特定的发票要求，拥有合规发票有助于确保您的业务遵守法律标准。
- 财务组织：发票在维持财务秩序方面发挥着至关重要的作用。通过提供清晰的应付款项记录，它们可以帮助您有效管理现金流并确保及时付款。
- 透明度：向客户发送发票可提高交易透明度。客户可以清楚地看到他们被收取的费用，从而减少纠纷的可能性并增强对您业务的信任。
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如何在 Shopify 上创建发票
开具发票是成功运营电子商务商店的关键，而 Shopify 简化了这一流程。让我们了解如何手动创建发票，涵盖从添加客户信息到高效完成付款的所有内容。
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登录您的 Shopify 帐户：
首先使用您的登录凭据访问您的 Shopify 管理面板。 -
导航至订单：
进入仪表板后，转到“订单”部分。它位于左侧栏。在这里，您可以管理所有过去和当前的订单并创建新的订单。 -
创建新订单：
要手动为您的客户生成 Shopify 发票，请点击“订单”页面右上角的“创建订单”按钮。这将打开一个新的订单创建表单，您可以在其中输入发票所需的所有详细信息。
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添加客户详细信息：
在“创建订单”页面，第一步是添加客户信息。如果客户之前下过订单，只需在客户字段中搜索他们的姓名或电子邮件，Shopify 就会自动填写他们的详细信息。对于新客户，您可以手动输入他们的姓名、电子邮件和其他相关信息。 -
添加产品/物品：
添加客户信息后，滚动到“订单详情”部分。在这里，您可以将产品添加到发票中。使用“添加产品”字段按名称、SKU 或变体搜索产品。找到正确的产品后，输入数量并对任何其他商品重复此过程。
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设定价格和税费：
添加产品后，Shopify 将自动显示定价。但是，您可以选择根据需要手动调整价格，例如应用折扣。Shopify 还会根据您的设置计算税费，但您可以根据需要针对特定订单修改税率。 -
指定付款方式：
在此步骤中，选择客户如何支付订单。您可以选择付款方式，例如信用卡、银行转账或任何其他可接受的选项。如果已在 Shopify 之外付款，您可以将发票标记为已付款。 -
运输和履行：
如果订单涉及实体产品，请添加送货信息。选择送货方式，如果送货地址与账单地址不同，请提供送货地址。Shopify 允许您计算运费或手动添加自定义金额。 -
通过电子邮件向客户发送发票：
一旦所有详细信息都准备好，您就可以将发票直接发送到客户的电子邮箱。Shopify 提供了一个选项，可以通过电子邮件发送带有在线支付链接的通知。这对于付款提醒或 B2B 交易特别有用。 -
保存或完成订单：
最后，您有两个选择：如果您需要稍后再查看订单，请将订单保存为草稿；如果一切都已完成，请完成订单。完成订单将锁定交易，并允许您像 Shopify 中的任何其他订单一样管理它。
如何在 Shopify 上自定义发票
在 Shopify 上定制您的发票对于保持品牌一致性和确保它们在客户中脱颖而出至关重要。
以下是管理和定制发票的简单分步指南：
1. 查看您的发票
要查找您的 Shopify 发票，请转到 Shopify 管理仪表板并选择“设置”>“账单” 。
在这里，您将看到与商店交易和 Shopify 服务相关的所有近期发票的列表。您可以从此部分轻松查看、下载和管理每张发票。
2. 更新付款方式
您可以在此部分管理您的付款方式和帐单地址。请确保您的帐单信息准确且最新。
3. 检查当前计费周期
在“当前结算周期”部分，您可以找到有关即将到期账单的重要信息，包括任何剩余信用额度以及您距离达到结算门槛的进度。跟踪这些详细信息可以帮助您有效地管理财务。
4. 导出过往账单
如果您需要保留准确的记录以用于会计或税务目的，您可以轻松地从 Shopify 导出过去的账单。只需单击您想要的发票，然后选择“导出”即可下载。
注意：如果您对使用 GemPages 建立的商店的账单有任何疑问或问题，请随时联系我们寻求帮助。无论您需要澄清费用、计费周期还是任何其他问题，我们的团队都会为您提供帮助。我们致力于为您提供顺畅无忧的体验。
制作令人印象深刻的发票的技巧
设计精美、清晰且视觉上吸引人的发票可以给您的客户留下积极的印象。
以下是一些帮助您创建精美发票的简单技巧：
- 包括所有必要信息：确保包括关键详细信息，例如您的联系信息、税号、付款说明以及与您的业务相关的任何法律免责声明。
- 使用清晰简洁的语言：避免使用行话，确保所有描述都简单明了。客户喜欢清晰的描述，这可以提升他们的整体体验。
- 提供多种付款方式：通过在发票上提供多种付款方式（例如信用卡、PayPal、银行转账），您可以让客户更轻松地付款，从而可以更快地付款。
- 传达进度：如果适用，请包含任何信用或未偿还金额的进度条或百分比指标，以便客户轻松了解他们的财务状况。
- 使用专业模板：选择专业设计的发票模板，通过结合您的徽标、品牌颜色和联系信息来反映您的品牌，从而提升您的企业形象。
- 使用连续发票号码：为每笔交易分配唯一的连续发票号码，以简化跟踪和付款组织。
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跟进逾期付款：
监控到期日并发送逾期付款提醒。Shopify 可以为您自动执行此过程。 - 适当发放退款和信用额度：准备通过 Shopify 发放退款或信用额度，并清楚地向客户传达这些操作。
- 考虑国际交易：对于国际客户，需要考虑货币兑换和任何额外的税收或海关要求。
- 提供优质的客户服务：对客户关于发票和付款的任何询问做出回应，以保持良好的关系。
常见问题及其解决方法
虽然 Shopify 的发票系统总体来说运行顺畅，但商家可能会遇到一些常见问题：
1. 发票生成或定制问题：
有些商家可能会发现他们的发票无法自动生成，或者自定义设置无法正确应用。这可能是由于与应用发生冲突或设置配置错误造成的。
解决方案：仔细检查 Shopify 管理中心中的发票设置，并确保用于开具发票的任何第三方应用程序（例如PageFly 的 Shopify 发票生成器）正常运行。如果需要， Shopify 的帮助中心或客户支持可以提供帮助。
2. 发票上的信息不正确或缺失：
发票有时可能缺少税务详情或订单号等关键信息。
解决方案：自定义 Shopify 发票模板以包含所有必要的字段。您可以通过Shopify 的发票生成器或第三方应用程序对其进行编辑。在将发票发送给客户之前，请务必预览发票。
3. 账单差异：
如果您的 Shopify 账单高于预期，这可能是因为应用程序、交易的额外费用或比平时更多的销售。
解决方案：仔细查看您的账单，如果发现任何不明费用，请联系 Shopify 支持。
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结论
有效的发票是电子商务领域的一项战略优势，Shopify 发票在促进交易顺利进行方面发挥着至关重要的作用。它不仅可以确保财务运作顺利，还可以增强客户的专业性和透明度。
通过本文提供的有用见解，您可以最大限度地利用 Shopify 的发票功能来保持专业性和透明度，与客户建立信任。此外，集成 GemPages 等工具可以增强您的销售渠道并改善结帐流程。通过采用这些策略，您可以简化发票，强化您的品牌，并在电子商务之旅中取得长期成功。
