Órden de Compra de Shopify: Una Guía Paso a Paso para una Gestión Eficiente de Pedidos

Mantener el inventario sincronizado con la demanda es clave para el éxito. Una de las herramientas que Shopify ofrece (especialmente para comerciantes que manejan ventas al por mayor, pedidos a granel o cumplimiento en múltiples ubicaciones) son las órdenes de compra de Shopify. Sin embargo, muchos propietarios de tiendas Shopify todavía dependen de hojas de cálculo o mensajes manuales con proveedores, lo que causa errores, falta de comunicación y trabajo ineficiente.

Este blog explicará cómo aprovechar el sistema de órden de compra de Shopify para obtener máxima precisión financiera, relaciones más sólidas con proveedores y una gestión fluida de pedidos de Shopify. Como resultado, podrá administrar su tienda con confianza y precisión. Ahora mismo, continúe desplazándose para descubrir más con nosotros.

Comprenda la Gestión de Órdenes de Compra de Shopify

¿Qué es una orden de compra?

Una orden de compra (purchase order o PO) es un documento formal que su negocio emite a un proveedor que detalla qué desea comprar, cuántas unidades, a qué precio y cuándo/dónde debe entregarse. De hecho, las órdenes de compra de Shopify le permiten capturar y monitorear su inventario de Shopify entrante, para que pueda saber qué está "en camino" y qué ha llegado realmente para un control operacional estricto.

Cómo funciona el sistema de órden de compra de Shopify

¿Quién emite las órdenes de compra de Shopify?

El comprador es a menudo responsable de crear y enviar órdenes de compra de Shopify a los proveedores. Según el tamaño y la estructura de su tienda, las órdenes de compra pueden ser emitidas por diferentes equipos o departamentos. Las grandes empresas a menudo tienen empleados dedicados de finanzas, adquisiciones y cuentas por pagar que controlan este paso. Las pequeñas empresas, por otro lado, tienen a los propietarios de la tienda manejando las órdenes de compra.

Los propietarios de pequeñas empresas son a menudo responsables de crear las órdenes de compra de Shopify.

Veamos un ejemplo: Si está ordenando nuevo inventario para su tienda minorista o en línea, es su rol emitir la orden de compra del cliente de Shopify. Pero si está cumpliendo productos en nombre de otro negocio, entonces ese negocio será el comprador y es responsable de la orden de compra.

Aparentemente, podemos ver claramente la diferencia entre emitir órdenes de compra para su propia tienda y cumplir órdenes de compra para otro comprador, reduciendo la confusión y manteniendo su flujo de trabajo más preciso.

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¿Quién aprueba las órdenes de compra de Shopify?

El proveedor, ya sea un fabricante, mayorista o distribuidor, es responsable de aprobar las órdenes de compra de Shopify una vez que han sido emitidas. Específicamente, revisarán y confirmarán los detalles antes de procesar su solicitud, haciendo que sus órdenes de compra de Shopify sean un acuerdo legalmente vinculante.

Como resultado, usted, como comprador, está oficialmente comprometido a pagar por los bienes o materiales listados en la orden de compra según los términos acordados. Y la aprobación adecuada garantiza claridad y responsabilidad.

Los proveedores son responsables de revisar los detalles relevantes y aprobar las órdenes de compra de Shopify

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Estado de la gestión de pedidos de Shopify

El estado de una orden de compra define claramente su posición en el proceso de cumplimiento de pedidos de Shopify, incluyendo:

1. Borrador: La orden de compra se está creando y editando, pero aún no se ha enviado al proveedor. No tiene efecto en su seguimiento de inventario y comúnmente se llama borrador de pedido de Shopify.

2. Ordenada: La orden de compra de Shopify ha sido finalizada, enviada al proveedor y confirmada. La cantidad de artículos en la orden de compra ahora se cuenta como inventario "Entrante" en su tienda en línea.

3. Parcial: Algunos, pero no todos, los artículos de la orden de compra han sido recibidos.

4. Recibida: Todos los artículos han sido recibidos y agregados al stock.

5. Cerrada: La orden de compra está terminada y no se permiten más cambios.

Características clave del flujo de trabajo de procesamiento de pedidos de Shopify

Para obtener el máximo valor de las órdenes de compra de Shopify, necesita comprender las características principales. Estas capacidades no se tratan solo de seguimiento de pedidos; cubren funcionalidades extensas, tales como:

• Gestión de proveedores

Puede almacenar y gestionar detalles esenciales del proveedor como información de la empresa, términos de pago y códigos de unidad de mantenimiento de existencias (Stock Keeping Unit o SKU). Esto garantiza que cada orden de compra de Shopify esté vinculada con precisión al proveedor correcto.

• Soporte multi-ubicación

Shopify le permite asignar destinos para cada orden de compra, ya sea un almacén, tienda minorista o centro de cumplimiento. Esto es útil para marcas que gestionan múltiples ubicaciones o inventarios regionales.

• Ajustes de costos

Puede agregar costos (por ejemplo, tarifas de envío de Shopify y seguro) al resumen de costos de su orden de compra. Esto garantiza que su costo final refleje el precio real, apoyando cálculos de ganancias más precisos.

• Exportación a PDF

Puede exportar su orden de compra como un archivo PDF para compartir con proveedores. Esto crea una plantilla de factura de pedido de Shopify profesional y estandarizada, garantizando consistencia en sus registros de compras.

• Recepción parcial y rechazo

El sistema ofrece control a nivel de línea, permitiéndole marcar artículos como parcialmente recibidos, aceptados o rechazados. Esto previene el exceso de stock y garantiza que los datos de gestión de pedidos sean precisos.

• Informes y análisis

El seguimiento de métricas clave como cantidades "ordenadas pero no recibidas", rendimiento del proveedor y desgloses de costos permite tomar mejores decisiones de compra en su flujo de trabajo de procesamiento de pedidos. Además, la aplicación Stocky de Shopify puede mejorar las capacidades de pronóstico. Sugerirá órdenes de compra basadas en umbrales de stock mínimo y máximo, ayudando a minimizar el exceso de inventario.

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Qué Considerar Al Crear Órdenes de Compra de Shopify

Si desea crear las primeras órdenes de compra oficiales de Shopify, no olvide revisar los tres requisitos previos esenciales y configurarlos con precisión en su Panel de Administración de Shopify.

1. Configure los proveedores

Cada orden de compra de Shopify debe estar vinculada a un perfil de proveedor. Esto le ayuda a garantizar que cada pedido que cree incluya información del proveedor consistente y precisa y reduzca costosas reelaboraciones.

• Nombre del proveedor: El nombre legal o comercial de su vendedor.

• Persona de contacto principal: La persona con la que se comunicará sobre la orden de compra.

• Dirección de correo electrónico: Para enviar y recibir órdenes de compra o facturas oficiales.

• Dirección física: Donde se puede enviar correspondencia o envíos devueltos.

Puede tener estos detalles antes o crearlos al mismo tiempo que hace una orden de compra. Recuerde que cada perfil de proveedor que agregue se guardará en su Administrador de Shopify, y puede reutilizarlo para transacciones futuras. Esto es clave para gestionar todas sus órdenes de compra a granel de Shopify.

2. Configure ubicaciones específicas para el inventario

A continuación, defina dónde debe ir su inventario una vez que se reciba. Shopify le permite asignar un destino a cada orden de compra de Shopify; esto podría ser un almacén, ubicación minorista o centro de cumplimiento.

Al configurar ubicaciones en su Panel de Administración, puede dirigir a Shopify para rastrear productos por separado en múltiples sitios. Por ejemplo, si su tienda opera tanto desde un almacén en línea como desde una boutique física, puede asignar órdenes de compra a cada uno según la demanda.

3. Active el seguimiento de inventario

Habilitar el seguimiento de inventario de Shopify para sus productos es especialmente esencial. Esto garantiza que sus órdenes de compra de Shopify actualicen automáticamente sus niveles de stock cuando se reciban los bienes pedidos. En otras palabras, sin el seguimiento activado, Shopify no sabrá cuándo llegan los artículos o dónde pertenecen, lo que lleva a inexactitudes de stock y cumplimiento retrasado. Para activarlo, siga los pasos:

• Vaya a Productos > Inventario en su Panel de Administración de Shopify.

• Seleccione el/los producto(s) que desea rastrear.

• Habilite "Rastrear cantidad" y establezca un punto de reorden para alertarle cuando el stock esté bajo.

Una Guía Paso a Paso Para Trabajar Con Órdenes de Compra de Shopify

1. Cómo crear una orden de compra

Paso 1: Seleccione el proveedor y el destino del pedido

En su Administrador de Shopify, haga clic en Productos > Órdenes de Compra > Crear Orden de Compra.

Haga clic en Crear orden de compra en la pestaña Órdenes de Compra en el Administrador de Shopify

En la Sección de Proveedor, haga clic en Seleccionar proveedor y Crear Nuevo Proveedor para completar los detalles y haga clic en el botón Guardar. Después de eso, seleccione un proveedor objetivo para esta orden de compra de Shopify.

Cree nuevos proveedores para órdenes de compra de Shopify y seleccione una opción adecuada más tarde

También puede configurar campos opcionales para establecer los términos de pago y la moneda del proveedor:

• Pago contra entrega

• Pago al recibo

• Pago por adelantado

• Neto 7, 15, 30, 45 o 60.

Configure los términos de pago y la moneda con su orden de compra de Shopify

Finalmente, seleccione Ubicación de la Tienda en el Destino para finalizar el primer paso.

Paso 2: Configure los detalles (envío, productos, secciones adicionales)

• Detalles del envío

En la sección Detalles del envío, necesita configurar los campos: Llegada estimada, Número de seguimiento y Transportista de envío (a menudo seleccionado según el número de seguimiento o hacerlo manualmente).

Complete los detalles de envío para llegada estimada, transportista de envío y número de seguimiento

• Productos

En la sección Agregar productos, seleccione los productos y variantes objetivo (Cantidad, SKU del proveedor, Costo individual del producto y Cualquier porcentaje de impuestos), y haga clic en el botón Agregar para completar.

Complete los detalles de Agregar productos con SKU del proveedor, cantidad, costo e impuesto

• Detalles adicionales

En la sección Detalles adicionales, puede ampliar sus requisitos con su proveedor usando: un número de referencia, una nota al proveedor y cualquier etiqueta para la orden de compra de Shopify.

Complete los Detalles adicionales como un requisito extenso para su orden de compra de Shopify

Paso 3: Revise y guarde el pedido borrador de Shopify

En la sección Resumen de costos, revise su pedido o haga clic en Administrar para agregar ajustes de costos (por ejemplo, derechos de aduana, tarifas, seguro). Luego, haga clic en Guardar como borrador para el pedido borrador de Shopify.

Revise el resumen de costos de su orden de compra de Shopify antes de guardar como borrador

Después de eso, puede exportar su borrador de orden de compra de Shopify y enviarlo a su proveedor para revisión.

Exporte el pedido borrador de Shopify en PDF para enviar a su proveedor

Una vez que ambos confirmen esta orden de compra de Shopify, haga clic en Marcar como ordenado para crear un pedido oficial.

Haga clic en el botón Marcar como ordenado para confirmar un pedido oficial con el proveedor

2. Cómo editar una orden de compra

En su Administrador de Shopify, haga clic en Productos y seleccione Órdenes de compra.

Luego, seleccione el tipo de orden de compra de Shopify objetivo para editar: Borrador, Ordenado, Parcial, Recibido y Cerrado.

Seleccione el tipo de orden de compra de Shopify que desea editar

A continuación, seleccione el botón "Más acciones" y haga clic en la opción Editar.

Haga clic en Editar en el menú desplegable del botón Más acciones para hacer cambios

Después de eso, haga sus cambios y haga clic en Guardar.

3. Cómo cerrar una orden de compra

Nuestra siguiente guía está adaptada a cualquier orden de compra al por mayor de Shopify según lo ordenado anteriormente.

En la pestaña Órdenes de Compra, haga clic en la orden de compra de Shopify que no desea continuar procesando.

Seleccione una orden de compra objetivo que se marcó previamente como un pedido para el requisito de cierre

En la pestaña de su orden de compra, haga clic en el botón "Más acciones" y seleccione Cerrar orden de compra.

Haga clic en Cerrar orden de compra en el menú desplegable Más acciones para realizar el cierre

4. Cómo eliminar una orden de compra

Eliminar una orden de compra solo es válido cuando tiene un pedido borrador de Shopify que no está marcado como pedido.

Para eliminar una orden de compra de Shopify, selecciónela para abrir su pestaña de pedido.

Luego, haga clic en el botón "Más acciones" y seleccione Eliminar.

Haga clic en Eliminar para las órdenes de compra de Shopify que aún no están confirmadas con "Marcar como ordenado"

Mejores Consejos para la Gestión de Órdenes de Compra de Clientes de Shopify

#1. Estandarice su proceso de órdenes de compra de Shopify

Cree plantillas reutilizables para todas sus órdenes de compra de Shopify para que cada comprador o miembro del equipo capture los detalles esenciales: SKU, costo, información del proveedor y fechas de entrega esperadas.

Indudablemente, la estandarización garantiza que nada se pierda durante el flujo de trabajo de procesamiento de pedidos de Shopify. También acelera las aprobaciones de compras y minimiza los errores que provienen de la entrada manual de datos. Para tiendas más grandes, configurar plantillas personalizadas o integrar aplicaciones para plantillas automáticas de facturas de pedidos de Shopify puede ahorrar horas y mejorar la visibilidad financiera.

#2. Establezca un flujo de trabajo de aprobación claro en su Administrador de Shopify

Debe configurar niveles de aprobación basados en montos en dólares en su Administrador de Shopify o usar herramientas de automatización para crear una jerarquía de aprobación definida. Esto garantiza que los pedidos de alto valor pasen por revisión de finanzas o gerencia antes de la presentación, mientras que sus órdenes de compra más pequeñas pueden aprobarse automáticamente.

Además, implementar notificaciones automatizadas y enrutamiento de aprobación dentro de su sistema de automatización de pedidos de Shopify no solo previene compras no autorizadas ("compras en la sombra"), sino que también deja un rastro de auditoría transparente. Todo esto es esencial para el cumplimiento y el seguimiento del presupuesto.

Aprenda más: GemPages Delivery Date: Un Elemento Para Aprovechar la Tienda Shopify

#3. Rastree el rendimiento del proveedor regularmente

La confiabilidad de sus proveedores afecta directamente su precisión de inventario y los plazos de entrega. Por lo tanto, se recomienda usar KPI medibles, como tasa de entrega a tiempo, consistencia del tiempo de entrega y tasa de defectos o devoluciones, para encontrar proveedores de bajo rendimiento antes de que los problemas escalen.

#4. Mantenga registros precisos con automatización

Cada actualización manual perdida puede llevar a discrepancias de stock, órdenes de compra perdidas o facturas que no coinciden. En su lugar, debe pasar a un sistema centralizado de gestión de órdenes de compra que se sincronice directamente con su backend de Shopify. Aplicaciones robustas como Stocky registran automáticamente los detalles del proveedor, rastrean los artículos recibidos y sincronizan actualizaciones en sus canales de ventas, ayudando a ahorrar horas de trabajo administrativo.

#5. Audite y refine su flujo de trabajo de órdenes de compra si es necesario

Su proceso de órdenes de compra de Shopify no es "configurar y olvidar". A medida que su tienda escala, necesita revisar sus flujos de trabajo periódicamente para garantizar que se alineen con nuevas líneas de productos, centros de cumplimiento o demandas del mercado. No olvide realizar auditorías internas para identificar cuellos de botella, como aprobaciones lentas o entrada de datos inconsistente, y use esos conocimientos para optimizar sus operaciones.

Conclusión

Dominar las órdenes de compra de Shopify es la piedra angular de una gestión eficiente de pedidos de Shopify y un crecimiento sostenible. Cuando se configura correctamente, el sistema de órdenes de compra de Shopify brinda a los comerciantes control total sobre el inventario, las relaciones con proveedores, análisis en tiempo real y precisión de cumplimiento.

Una vez más, queremos decir que invertir tiempo en optimizar sus órdenes de compra de Shopify no se trata solo de un mejor mantenimiento de registros; también se trata de construir un negocio de comercio electrónico más dinámico y basado en datos. Esta es una de las tendencias emergentes que debe considerar para convertirse en líder en su nicho.

Lea los blogs de GemPages para obtener más conocimientos sobre Shopify y adáptelos para transformar su tienda.

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